Ich habe nicht so viele, vielleicht 40 Videokonferenzen seit 2019 gemacht, manchmal selbst moderiert, bei manchen nur teilgenommen. Aber ich habe aufgepasst und dabei gelernt und erkannt, auf was es ankommt, wenn die Videokonferenz erfolgreich sein soll. Das möchte ich hier mit 6 Tipps weitergeben, welche die allgemeinen Bausteine guter Meetings und die speziellen Videokonferenzanforderungen mit einander verbinden
6 Tipps für persönlich erfolgreiche Videokonferenzen
Damit das vorweg klar ist:
Ja, Video-Konferenzen werden nach der Pandemie etwas weniger gemacht werden.
Ja, ohne Video-Konferenzen und Online-Events geht seit 2021 nichts mehr
Und Ja, nur mit intelligenter Vorbereitung und Abwicklung kann man in Videokonferenzen erfolgreich sein
TIPP 1
VIDEOKONFERENZEN SIND GUT FÜR ÜBERZEUGUNGS-, ABWICKLUNGS- & TEAMBUILDING-PROJEKTE
Frage Dich, ob es eher um ein Kreativ-, Strategie- oder Teambuilding-Thema oder um ein Überzeugungs-, Abstimmungs- oder Umsetzungsmeeting geht. Je mehr es um kreative Lösungen, strategische Entscheidungen und Team-Building geht, um so wichtiger ist persönliche Präsenz und dieses „die anderen Ansehen, persönlich Spüren, Stimmungen und zwischenmenschliche Energie erfassen“, umso besser ist ein Präsenzmeeting. Je mehr es um Verkaufs/Überzeugungs- oder Abstimmungs-/Umsetzungsmeetings geht – wo es schon ein einander Kennen, einen Voraus-Konsens darüber gibt, was besprochen wird – umso eher ist ein Online-Video-Meeting die effizienteste Form. Was natürlich immer und grundsätzlich gilt: Je weiter wir von einander körperlich entfernt sind und je schwerer es ist, alle an einem Ort persönlich zusammenzubringen, umso besser ist Videokonferenz.
TIPP 2
VIDEOKONFERENZEN BRAUCHEN EINE KLARE AGENDA, DIE FÜR ALLE EINSICHTIG IST. NÜTZE DIE ZAUBERFORMEL MIAK!
Generell gilt für jede Agenda die sogenannte MIAK-Regel: 1. Motivation – a) warum sind wir dabei, was wollen wir letztlich gemeinsam erreichen, was ist das große Ziel, was haben die Einzelnen davon? b) Was wollen wir heute schaffen? 2. Information – was müssen wir alle gemeinsam verstehen, um richtige Entscheidungen zu treffen und gut zusammenwirken zu können? 3. Aktivierung – was sollen die einzelnen Gesprächsteilnehmer und Partner ab dem Meeting tun, wie soll das Projekt ablaufen? 4. Kontrolle – wie erfassen wir im Projekt, dass wir am richtigen Weg sind, nach welchen Kriterien wird der individuelle Einsatz wie der gemeinsame Erfolg gemessen? Wie erfahren wir die Ergebnisse und stimmen sie in Zukunft ab? Immer geht es letztlich um Konsens über Situation, Ziele, Mittel, Planung, Organisation, Ergebnis-Erfassung und notwendige Reaktionen. Agenda ist Dramaturgie!
TIPP 3
BETREIBE EIN WENIG LOBBYING: SCHLÜSSEL-GESPRÄCHSPARTNER VORHER IDENTIFIZIEREN, ANSPRECHEN UND INSTRUIEREN
In jeder Videokonferenz gibt es ein paar Opinion Leader, Experten oder VIPs, die für das Resultat der Konferenz besonders relevant sind. Identifiziere sie, sprich sie vorher persönlich oder telefonisch an, frage sie um ihren Interessen und ihrer Meinung zur Agenda und den Zielen der Videokonferenz, einige Dich mit ihnen über ihre Aufgabe und ihren Beitrag bei der Videokonferenz. Kläre mit ihnen die kritischen Punkte. Dann kannst Du in wesentlichen Punkten auf ihre Zustimmung, Mitwirkung und Unterstützung rechnen. Mit ihnen im Rücken ist das Gelingen der Videokonferenz um ein gutes Stück wahrscheinlicher.
TIPP 4
SETZE DIE OPTIMAL GEEIGNETEN TOOLS UND TECHNIKEN EIN – EINE GUTE VIDEOKONFERENZ IST SO GUT WIE FERNSEHEN!
Entscheide zwischen Videokonferenz-Tools wie MS Teams, ZOOM, Cisco, Google Meet – alle sind gut, alle haben etwas differenzierte Leistungen. Achte darauf, dass Licht, Ton/Lautstärke und alle medialen Hilfsmittel, wie einzublendende Fotos, Videos und PPT-Präsentationen einer guten Sichtbarkeit und Verständlichkeit entsprechen.
Bei größeren Video-Events sollte man professionelle Hilfe für Konferenz-Inszenierung (Hintergrund, Podium, Diskussionsablauf, Rollups, Flipcharts, etc.), für Kamera-Führung, Bildregie und Konferenz-Management beanspruchen. Was ist wann im Hintergrund zu sehen oder wird wie eingeblendet, damit die Aufmerksamkeit hoch bleibt. Da sicher viele Teilnehmer schon an tollen Video-Events teilgenommen haben und auch TV-Dokus und -News sehen, messen sie auch Deine Videokonferenz bewusst und unbewusst daran. Also: Wenn es um sehr wichtige Projekte geht, spare nicht am falschen Ort und setze eine gute Show in Szene. Denn es gilt noch immer: The Medium is the Message!
Und wenn es um eine kleinere Abstimmung geht, halte Dich an gewisse Mindeststandards: Zeige das gemeinsame Logo und den Slogan, achte auf professionelle Abläufe.
TIPP 5
SETZE DICH RICHTIG INS BILD
Bei normalen Videokonferenzen kommt es darauf an, dass Du
a) im Zentrum des Bildes bist, wobei man unten gerade noch Deine Hände – Gestik ist wichtig – sehen sollte und oben Dein Kopf noch eine Handbreite vom oberen Bildrand entfernt ist – Dein Kopf sollte jedenfalls oben nicht angeschnitten sein.
b) einen Hintergrund wählst, der thematisch passt (Foto vom Unternehmen oder vom Produkt oder vom Team oder vom Gebäude in dem Du bist, ev. auch ein Rollup oder Flipchart mit Kernaussagen). Der Hintergrund soll Hintergrund bleiben und nicht dominieren, keine Bewegtbilder. Logo nicht vergessen!
c) darauf achtest, dass Du den Videokonferenzteilnehmern so viel wie möglich fest ins Auge siehst. Das bedeutet möglichst viel in die Kamera und möglichst wenig auf den Bildschirm und Deine Unterlagen darunter sehen. Mach Dir ein dickes HIER!-Post-It zur Kamera, damit Du recht viel die Menschen ansiehst – dort kommt das „Vogerl“ raus, hat man früher den Menschen beim Fotografieren gesagt -:)
d) dir vorher Dein Aussehen, Deine Kleidung, Deine Sitzhaltung, Deinen Gesichtsausdruck anschaust. Frage Dich, was Du optisch ausdrücken willst, ob Du gepflegt, ordentlich und auch gut aufgelegt wirkst. Tipp: Frage Deinen besten Freund um seine ehrliche Meinung.
TIPP 6
DEINE PERSÖNLICHKEIT ENTSCHEIDET: SO KOMMST DU GUT RÜBER
a) Lerne Deine Texte nie auswendig und lies nicht vom Blatt ab. Besser Du stotterst ein wenig und bleibst authentisch, als Du sprichst wie ein Buch oder liest vor und jeder spürt Deine Unfähigkeit spontan eigene Worte zu finden. Vertrauen gewinnt man mit glaubwürdiger und ehrlicher freier Rede. Natürlich kann man zwischendurch auch einmal was vorlesen oder zitieren, wenn es passt.
b) Gib Deinem Selbstvertrauen eine starke, gut hörbare Stimme. Sprich nicht zu schnell, sprich deutlich, lege Deine Überzeugung in Deine Stimme. Werde nur richtig laut, wenn Du etwas besonders betonen willst. Frage Dich: Bin ich gut zu verstehen? Wie ist der Ton? Gibt es störende Hintergrundgeräusche? Hallt es im Raum? Spreche ich wirklich deutlich, artikuliere ich klar? Achte ich auf das richtige Sprechtempo und meine persönliche Satzmelodie? Videotraining kann helfen.
c) Mobilisiere immer wieder die Teilnehmer mit allgemeinen Fragen oder sprich bestimmte Teilnehmer mit ausgewählten Fragen an. Das regt zum Mitdenken und Mitreden an, ermuntert die übrigen zu Aufmerksamkeit und Beteiligung. Holt manche aus dem Dämmerschlaf.
d) Sei „geistesgegenwärtig“, das bedeutet immer das große Ziel vor Augen haben, das Ganze über das Ich stellen und Gelassenheit in der Spannung zulassen – dazu mehr LESEN Kleine Versprecher, Hoppalas oder Irrtümer spielen keine Rolle, sie werden Dir sogar Sympathie bringen solange Du überzeugend das große Ziel vor Augen hast und kommunizierst.
e) Reagiere daher durchaus manchmal auch spontan und intuitiv auf Deine Eindrücke und Gefühle im Verlauf der Videokonferenz. Gib zu, wie Du Dich gerade fühlst und warum das so ist. Sprich Vermutungen, Vergleiche und Ahnungen, jedenfalls auch Hoffnungen aus. Sei ein Mensch unter Menschen. Erzeuge damit echte geistige Nähe. Das ist auch Geistesgegenwart.
Alles Gute und viel Erfolg mit Deinen Videokonferenzen wünscht
Wolfgang Lusak
www.lusak.at www.lobbydermitte.at